Los documentos son una parte integral de cualquier proceso de negocio y juegan un papel fundamental en el funcionamiento de cualquier organización. Ellos son un medio esencial de comunicación de la organización, un componente importante de la memoria de la organización y desempeñar un papel importante en la mejora de los procesos de negocio.

Sociedades mercantiles y otras organizaciones generan miles de millones de páginas de documentos en papel al año. Por esta razón, es necesario una gestion documental eficiente que puede facilitar la presentación sistemática, almacenamiento, seguridad y recuperación de la información. Para algunas organizaciones, tales como compañías de seguros, abogados y asesores, un sistema de gestión eficiente significa un mejor servicio y mayores perspectivas de negocio.

Un sistema de gestión de documentos pueden gestionar documentos mediante programas informáticos. También incluye la gestión de archivos de audio y video, gráficos, fotografías, faxes y correos electrónicos. Es el proceso de organización, almacenamiento, obtención, clasificación y recuperación de información basados en documentos y archivos multimedia.

Desde el ideal de un entorno de oficina sin papeles no se puede lograr, los sistemas de gestión de documentos también tienen que adaptarse n efectiva a las demandas de diversos sectores de almacenamiento, recuperación e intercambio de información con el papel, así como los documentos electrónicos.

Muchos empresarios se preguntan que es la gestion documental y los sistemas de gestión de documentos, la respuesta es que estos implican en el documento de captura mediante escáneres y reconocimiento óptico de caracteres para convertir documentos en papel en información digital.

Es necesaria la instalación de un software de gestión documental para la creación y organización de documentos y para la gestión de bases de datos y gestión de flujo de trabajo para la transmisión sistemática de información.

Los sistemas de gestión de documentos facilitan el almacenamiento a largo plazo de los documentos. Que permiten el archivo digital, es decir, la clasificación y el almacenamiento de documentos, que se necesitan actualmente, y los que se han convertido en obsoletos.

El intercambio de información en forma de texto, gráficos y multimedia se hace conveniente por el fácil acceso a través de Internet o a través de la intranet de la compañía, según las necesidades del individuo y la prioridad. Un sistema de gestión documental permite la indexación sistemática de los documentos, por lo que es más fácil para el usuario para identificar y localizar los documentos requeridos en la solicitud. También reduce el número de el horario de una secretaria para gestionar los documentos.

Un buen sistema de gestión de documentos es fundamental para la gestión eficiente de los documentos, así como en la mejora de la comunicación y el intercambio de información dentro de una organización.

Fuente: Sistemas de Gestion Documental